1樓：安小姐的夏天
在許多人看來，祕書工作沒什麼難度，無非是收發、整理檔案，接待來訪，跟領導開會、做記錄，無需創造性工作，所以祕書只要掌握基本的祕書知識就可以了。但當社會的發展經濟趨於一體化、對外**往來頻繁，各種社會關係多樣化、複雜化，祕書也將面臨著更多的機遇與挑戰。因此，研究現代祕書的知識結構，是很有必要和價值的。
一、祕書知識結構的重要性
合理的知識結構是從事任何職業的人員所必需的。祕書也不例外，它是現代祕書工作綜合性的必然要求，也是形成和發展祕書能力的基礎。
（一）合理的知識結構是現代祕書工作綜合性的必然要求
祕書部門不是領導機關的專項業務部門，而是機關的綜合部門。因此，祕書工作所涉及的範圍和內容十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的資訊，進行綜合性的調研，處理綜合性的事務，綜合各部門的情況，辦理不屬於業務部門職責範圍內的事務。綜合性不僅指祕書工作內容的廣泛性，更重要的是對各種情況或資訊進行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及裡的分析、歸納、概括，使之由個別上升到一般，由現象深入到本質，總結出帶規律的東西，這種綜合才是祕書工作的真正內涵。
因此，現代祕書應該努力培養自己成為具有廣博知識、擁有合理知識結構的複合型通才，以適應其職業特性。從縱向層次說，現代祕書要具備從事本職業工作足夠的知識深度；從橫向層次說，現代祕書又要具備從事某行業實務工作的知識廣度。
（二）合理的知識結構是形成和發展祕書能力的基礎
「知識就是力量」（培根語），「掌握無論哪種知識對智力都是有用的」（達・芬奇語）。現代社會知識密集，事事都聯絡著知識，沒有知識寸步難行。祕書擁有合理的知識結構，才可以提高自身能力。
祕書知識結構是形成和發展祕書能力的基礎。只有擁有合理的知識結構，才能更好地發揮辦文、辦事、辦會的能力，才能為領導更好的服務，做好領導的「左右手」，更好的服務領導和單位。
二、現代祕書應具備的知識結構
（一）何謂知識結構
知識結構，就是既有精深的專門知識，又有廣博的知識面，具有事業發展實際需要的最合理、最優化的知識體系，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。
（二）現代祕書應具備的知識結構
一個完整的合理的知識結構對於一個祕書工作者而言，應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關的輔助知識。
1.基礎知識
基礎知識是指作為一個祕書所必須具備的最起碼的知識理論。基礎知識越紮實豐富，祕書的潛力發揮就越大。祕書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。
自然科學基礎知識指數學、生物、天文和地理知識等等，這些常識祕書都應掌握。比如祕書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。
社會科學知識包括歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律常識等等，祕書人員都要對此有基本瞭解。熟悉歷史，有利於我們借鑑歷史經驗，避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業都立足於科學決策的基礎之上。哲學理論對祕書來說也是必須具備的。
它直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，祕書才能樹立正確的三觀。當然，法律知識也是必不可少的，祕書必須做到知法、懂法、守法、**，這樣才能真正做好祕書工作。
2.專業知識
祕書人員的專業知識可分為兩大部分，第一部分是祕書專業的基礎知識，第二部分是祕書所在行業的行業知識。
祕書專業的基礎知識應包括祕書學、寫作學、資訊學、文書學、檔案學、邏輯學、速記以及祕書禮儀等等。祕書學是研究祕書工作的特性、一般規律和基本原則的一門學科。對於祕書來說，祕書學是專業中的根本，是從事祕書職業的入門學科、基礎之基礎。
因此，現代祕書必須掌握祕書學。寫作學對祕書人員來說非常重要，是關鍵學科。祕書工作者不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應祕書的工作需要。
資訊學就是能把資訊意識和資訊科技授予現代祕書人員的學科。與此同時，現代祕書人員還要在不斷地在學習資訊學的過程中掌握新興的資訊科技，熟練電腦操作和辦公自動化裝置的使用，快捷地獲取各種資訊。隨著辦公自動化的發展，祕書人員在掌握資訊等方面更加便捷，大大提高了辦公效率和管理水平。
此外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業學科也是祕書人員的知識結構中不可缺少的。
行業知識。祕書專業知識的另一部分，是祕書所在行業的行業知識。這是祕書知識結構中的核心部分。
總體來說，行業知識是指祕書在單位所從事的行業要求祕書必須具備的行業知識，這對於祕書來說是「第二專業知識」。在祕書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對祕書職業早有按第二專業進行分類，如法律祕書、商務祕書、外事祕書、技術祕書、醫務祕書等。
3.相關輔助知識
輔助知識既不像基礎知識那樣具有「根基」作用，也不同於專業知識那樣起「標誌」作用。它對祕書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。祕書是輔助管理人員，祕書工作是管理工作不可缺少的一部分。
學習和掌握管理學知識，有助於祕書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。同樣，學習和掌握心理學知識，不僅有助於祕書人員科學地分析自己的心理過程及其特徵，克服心理障礙、提高心理素質，同時也有助於觀察和了解領導者以及公眾的心理活動和特徵，掌握他們的心理活動規律，並用這些規律來指導祕書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。此外，祕書人員學習人際關係學也顯得尤為重要，有利於發揮對內協調、對外公關的作用。
此外，祕書人員還應掌握一些諸如經濟學、決策學、諮詢學、**學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等方面的知識，擴大知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。
三、現代祕書知識結構的優化途徑
優化知識結構是伴隨現代祕書的職業生涯甚至終其一生的過程。怎樣去實現，如何來著手，我們應有明確的認識，應該儘快提出優化祕書知識結構的途徑，以應對現代社會給祕書帶來的機遇與挑戰。具體途徑如下：
（一）認清形勢，強化意識；轉變觀念，找準定位
思想是行動的源泉，祕書應該清醒認識當今社會日新月異，強化學習意識。必須學會電腦、普通話、外語等系列知識，補充傳統的知識結構，變被動為主動，才能適應知識經濟時代。知識經濟時代「資訊**」與「知識老化」並存，不思進取，拒絕學習，必將落後於時代，就不能勝任現代祕書工作。
我們必須確立終生學習的觀念。在此基礎上，應結合自己祕書工作的實際需要，分析自己在具體工作上的長處和不足，並對自己的知識存量作一次盤點清查，確定今後的職業能力方向。按照科學合理、實際可行的原則，確定基本知識結構框架，明確需要補充、拓展的知識內容，這是優化知識結構過程必須要做的基礎工作。
（二）勤奮刻苦，不斷調整；結合實際，融會貫通
祕書不斷地對自己的知識結構進行調節，要善於把過去所學的各種知識有機地組合成新的知識體系，並對新的知識不斷地予以充實和擴大，並且能夠隨著客觀條件地變化不斷增強其適應性。因此，祕書人員在建立自己的知識結構過程中，應注意把握知識之間的縱橫聯絡，按照循序漸進、系統完整、主輔結合、理論聯絡實際、不斷更新的原則，逐漸充實和完善，以更好地發揮知識的整體功能。
（三）與時俱進，因地制宜；多種途徑，實現優化
在優化發展知識結構的過程中，應立足現代祕書工作的實際需要，與時俱進，因地制宜，利用各種有效途徑，靈活運用各種方法來實現知識結構的優化。首先是自學。充分發揮主觀能動性，從工作中發現自身知識的盲點，主動學習相關知識，填補知識結構的缺乏；其次是函授學習。
通過長期系統的業餘學習，可有效的解決知識結構、專業特色方面的問題；再次是向身邊的同志學習。「三人行，必有我師」、「十步之內，必有芳草」，同事中不乏身懷職業特長或經驗豐富的智慧之士。善於向他們學習，一定能獲益匪淺；第四是短期培訓。
積極參加高校和社會上關於某方面知識的集中培訓，可在較短時間內集中解決某項專業知識不足的問題；第五是進修學習。這是優化更新知識結構的最佳形式。但現代祕書工作任務較為繁重，可以利用假期進修；最後是考取「祕書職業資格證書」。
以學代訓、以考促學，給自身增加壓力，可以在不長的時間內，獲取資格證書，這是有效的促進知識結構優化發展的一種較好形式。
現代社會的發展對祕書知識結構的要求將會加大、加深，為了能更好地適應祕書工作，祕書人員除了掌握以前的知識結構外，還應該熟練掌握英語，熟悉電腦操作和辦公自動化裝置的使用，熟悉對外交往中的文化與禮儀知識，熟練掌握涉外法律知識和駕駛技能。在基礎和專業知識上還應加深加固，把握好「三化」（即規範化、制度化、科學化）和「四個轉變」（即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策、從收發傳遞資訊轉變為綜合處理資訊、從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理、從被動服務轉變為力爭主動服務）。祕書人員應該認清形勢，強化意識；並用發展的觀點豐富自己的知識，提高能力，挖掘潛力；善於把握和運用知識間的相互聯絡，結合祕書工作的實際來優化知識結構，緊跟時代潮流，充分發揮自身能力，更好的服務社會。
2樓：匿名使用者
傳統意義上的祕書知識結構已遠遠不能適應新形勢的需要，祕書工作者的知識結構決定著自身的工作作風、工作方式和工作能力。因此祕書人員要想適應並創造性地開展工作,必須建立合理的知識結構並適時進行調整。
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